2015.08.26. 14:26
Atom az egyetemi levéltárban - Bármikor szükség lehet egy korábbi iratra, melyet az iskolák őriznek
Keszthely – Hamarosan minden hazai egyetemen lesz ”Atom” : levéltári nyilvántartó program. Ezzel is foglalkoztak a Magyar Felsőoktatási Levéltári Szövetség vándorgyűlésén.
Aktuális levéltári és egyetemtörténeti témákkal foglalkoznak a szakemberek a kedden kezdődött és csütörtökön véget érő szakmai napokon. Többek között azzal, hogy a digitális korban a levéltárak működése átalakult.
- Számos kihívással állunk szemben. Az egyetemek egyre inkább átállnak elektronikus iratforgalomra. A hallgatók is gyakran elektronikusan intézik ügyeiket, megszűnni látszik a hagyományos gyakorlat, hogy a tanulmányi osztályokon kígyózó sorok álltak, mindenki vitte a papírjait – vázolta Vajda Tamás, a Magyar Felsőoktatási Levéltári Szövetség elnöke.
A vándorgyűlés programját tekinti át a Magyar Felsőoktatási Levéltári Szövetség tiszteletbeli elnöke: dr. Szögi László és Vajda Tamás
A szakember hozzátette, hogy az e-ügyintézés fejlődésével a levéltáraknak alkalmassá kell válni az elektronikus iratkezelésre, a dokumentumok fogadására. Ezt is szolgálja az „Atom” nyilvántartó szoftver: melyet minden hazai felsőoktatási levéltárban bevezetnek egy éven belül. A vándorgyűlés résztvevői megismerkedtek ennek előkészületeivel is.
A nem szakembereknek, a hétköznapokban is fontos lehet, hogyan kezelik az iratokat.
-Általában 15 év múlva kerülnek iratok levéltárba. A hallgatói nyilvántartásokkal kapcsolatos dokumentumok később. Ezekre szükség van jubileumi diplomákhoz, évfolyam-találkozók szervezésekor, diplomamásolatok kiadásakor, kurzusok elfogadtatásakor.
A vándorgyűlésen bemutatták azt a nemrég befejeződött projektet is, melynek során több mint tíz egyetem 1945 és 1963 közötti kari és egyetemi tanácsülési jegyzőkönyveinek digitalizása történt meg.